毎日、電話やミーティングで自分の時間を奪われていませんか？
そうやって日中を過ごして気づいたら夕方。そこからメール処理するなんて人も多いと思います。
（私もコロナになる前はそういう働き方でした）
ミーティング、電話、メール…etc
これらは私たちを仕事した気にさせる一方で、あなたの時間も奪っていることに気づいてください。
もはや時代遅れのビジネスツールなんです。
そもそも電話に出ない
まずファーストステップとして、電話は極力出ないようにしてください。
電話は時間を奪う最大の敵です。
テキストのほうが内容を整理して相手に伝えられますし、急ぎの要件じゃなければ電話である必要性がありません。
電話に出ないキャラを確立しましょう。
ホリエモンも歌ってますｗ
※正直、今回私が言いたいことはこの歌で網羅されています
ちなみに私も以前在籍していた部署で、メールを送ったら必ず電話しろ、という謎のカルチャーがありました。。。
メール送ったのにスルーされたら、それは送信者側の確認不足ということになるとのこと…
（いやいや、メール確認してないのは受信者側の責任だろ、と。）
逆にメールが送られた際も、すでに確認済みなのに同じ内容を電話繰り返されます。
（メールみたからもうわかってるよ、と。）
私は基本的に電話には出ず、メール（outlook）のいいねボタンを活用するようにしてました。
あれって既読通知替わりに使えるんです。
また、頻繁にやり取りする人には積極的にLINEやメッセでコミュニケーションするようにして、徐々にメール→電話という謎カルチャーから脱却を図っていました。
2回連続で掛かってきたとき以外は基本的に電話は取らない、を実践してみてください。
※2回連続は緊急性の高い場合があるので出たほうがいいかもしれません
ミーティング≠仕事
仕事で大事なのはアウトプットや成果であって、そこに至る過程や費やした時間ではありません。
Amazonのパワポ禁止ルールは有名ですが、ミーティングの事前資料はWord一枚でまとめ、参加者は最小限に絞って、アウトプットを出すことにフォーカスしています。
パワポってグラフとか見栄えに凝っちゃうところありますし、ミーティング中に発言しない人はその場にいる意味がないので、その時間を他のことに使ったほうが会社としてプラスになります。
本質じゃないところに時間を使うのは無駄でしかありません。
また、目的がアウトプットではなく共有というケースもありますね。
関係者間で情報漏れがないようにわざわざ全員の時間をとって、資料を読み上げるだけのミーティングです。
先ほどのメールの話と同じで情報漏れは受け手側の責任なので、基本的にはこれも時間の無駄です。
本来は資料配布して質問ある人は個別にメッセージください、でいいのです。
ただ、情報漏れリスクを回避するための手段として、なくなることはないかもしれません。
なので、なるべくその類のミーティングには参加しないようにすることをオススメします。
そもそも情報伝達するのに音声だと時間がかかります。
テキストで読んだほうがはるかに効率的なので、そういうミーティングには出席せず、資料を読み込んで理解するようにしてください。
予定はブロックして散歩しよう
同僚にスケジュール公開している人も多いと思いますが、空けているとミーティングをセットされてしまいます。
リモートワークが普及したことで通勤や移動時間は削減した一方で、ZoomやTeams等によって気軽にミーティングできるようになり、ミーティング自体の価値は下がった気がします。
これはコロナの功罪だと思います。
なので、予定がなくてもとりあえずブロックしておきましょう。
忙しい人だと思われておけば、時間を取られるのは本当に必要なミーティングだけになります。
そもそも仕事＝デスク作業やミーティングだけではありません。
その固定概念から開放されましょう。
そして空いた時間は散歩しましょう。
散歩というのは頭の整理や新しいアイデアを思いつくのに適しています。
2014年にスタンフォード大学が行った研究では、座っているときよりも歩いているときのほうがクリエイティビティが平均で60パーセントもアップしたそうです。
スティーブジョブズやマークザッカーバーグも散歩ミーティングを導入しています。
みなさんも時間が空いたらPCを閉じて、散歩に出かけましょう。
メールからチャットへ
メールはリアルタイムで時間を奪われるものではないので、かつては革新的なビジネスツールでした。
しかし、今やチャットで十分ですよね？
むしろ余計な枕詞がいらない分、よりスピーディに反応できます。
なぜかわかりませんが、メールの返信って億劫ですし、相手からの返信には数時間かかるのが当たり前のイメージがあります。
でも、LINEやMessengerによってチャット文化が普及したことで、ビジネスでもその感覚でコミュニケーションできるようになりました。
連絡がきて、返信する内容を少し考えたいときもありますよね？
そんなときは、ちょっと今立て込んでるので後ほど返します、と送っとけばいいのです。
相手に既読を認識させ、催促の電話もないのでノーストレスです。
もし急いでるようなら、いつまでに戻せばいいですか？とあらかじめ期限提示してもらえばいいのです。
率先してチャットでのコミュニケーションを導入しましょう。
まとめ
今回はミーティング、電話、メールを極力やめて、チャット活用した非同期コミュニケーションを推奨するお話でした。
テクニックというよりはマインドの問題です。
長年のビジネスカルチャーによって許されているこれらのツールは、あなたを仕事した気にさせるだけでなく、時間も無駄に奪い、本来フォーカスすべき問題から遠ざけてしまいます。
デキるビジネスマンは忙しい人ではなく、仕事の本質を捉えて、クオリティの高いアウトプットが生み出せる人です。
むしろ、そのための思考時間に充てる”暇”をいかに作れるか、が大事な要素です。
新時代の常識にいち早くマインドチェンジしましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
コメント